Tổng đài ảo là gì? Những lợi ích tổng đài ảo mang lại cho doanh nghiệp

1 Tổng đài ảo là gì?

Khác với tổng đài truyền thống, tổng đài ảo được xây dựng và hoạt động trên cơ sở công nghệ điện toán đám mây kết hợp với công nghệ VOIP. Tổng đài ảo hiểu một cách đơn giản là dịch vụ trao đổi hội thoại thông qua mạng Internet thay vì hạ tầng sử dụng dây cáp mạng như tổng đài truyền thống. Để sử dụng được dịch vụ tổng đài ảo, doanh nghiệp cần trang bị điện thoại IP hoặc cài đặt Softphone. Ngoài ra có thể tận dụng điện thoại kết nối được đến thiết bị VOIP gateway là hoàn toàn có thể sử dụng được.

2 Lợi ích của tổng đài ảo

Tiết kiệm chi phí
Thay vì trả chi phí cài đặt và bảo trì tốn kém cho cơ sở hạ tầng phần cứng khi sử dụng tổng đài truyền thống, với giải pháp tổng đài ảo doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí khi không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông. Hơn nữa, doanh nghiệp không cần đầu tư thiết bị tổng đài mà có thể tận dụng các thiết bị đầu cuối sẵn có. Doanh nghiệp cũng có thể hạn chế rủi ro sự hỏng hóc các thiết bị thì sẽ tiết kiệm được chi phí bảo trì và bảo hành. Ngoài ra doanh nghiệp cũng không cần thuê nhân sự quản trị hệ thống tổng đài nữa.
Đa dạng tính năng
Một điểm cộng vượt trội khi sử dụng tổng đài ảo đó là tích hợp được rất nhiều tính năng thuận tiện cho việc nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng. Các tính năng nổi bật phải kể đến như lời chào tự động IVR, nghe gọi nhiều cuộc điện thoại đồng thời, ghi âm cuộc gọi, sms brand name, điều hướng cuộc gọi thông minh, thống kê báo cáo,…Do tổng đài ảo cung cấp giải pháp trên nền tảng Internet nên dễ dàng tích hợp tới các phần mềm khác như phần mềm CRM, phần mềm bán hàng, phần mềm kế toán…
Mở rộng linh hoạt
Nếu có nhu cầu mở rộng máy nhánh khi mở thêm chi nhánh công ty, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm khi sử dụng tổng đài ảo. Không cần đầu tư phức tạp như khi sử dụng tổng đài truyền thống mà doanh nghiệp chỉ cần thông báo với đơn vị cung cấp tổng đài ảo để bổ sung thêm thiết bị nghe gọi. Và đặc biệt số máy nhánh có thể mở rộng không giới hạn.
Dễ dàng quản lý
Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi, quản lý hệ thống thông qua trang web quản trị, xem các báo cáo thống kê cuộc gọi ra vào và nghe lại các ghi âm cuộc gọi để nâng cao chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng.

3 Các doanh nghiệp nào nên sử dụng tổng đài ảo

Các tổ chức doanh nghiệp cần thiết lập tổng đài riêng nhưng không có chuyên gia kĩ thuật.
Những doanh nghiệp có hoạt động chăm sóc khách hàng qua điện thoại với số lượng cuộc gọi lớn trải dài đa dạng các ngành nghề tài chính, ngân hàng, chứng khoán, FnB, logistics, tư vấn, giáo dục, thương mại điện tử…

Kết luận
Qua bài viết này, One Smart Star hy vọng có thể chia sẻ thêm kiến thức về tổng đài cho doanh nghiệp bạn. Nếu doanh nghiệp bạn vẫn còn nhiều băn khoăn thắc mắc về tổng đài chăm sóc khách hàng thì hãy liên hệ với One Smart Star tại hotline ✱𝟔𝟕𝟕𝟔 để được tư vấn miễn phí.